Dans une vie précédente, la responsabilité de Directeur Immobilier m’a confronté au souci que rencontre probablement, un jour ou l’autre, tout Directeur Immobilier d’un groupe international.
Comment faire que les choses se passent correctement si on doit changer de site? Vous avez un timing sortant (de vos anciens locaux) et entrant (de vos nouveaux locaux) à respecter, certes, et ce n’est déjà pas si facile. Mais la liste des « accords formels » que vous sollicitez sont relativement... nombreux :
Les décideurs en France doivent être d’accord y ciompris, souvent, sur des détails,
Les décideurs du siège mondial veulent, malgré les deux ans d’échanges sur le projet, demandent encore plus de documents et bloquent la signature,
Les CHSCT (ceux de tous les établissements concernés) doivent être informés et consultés. Et quand vous avez trois établissements indépendants appartenant à deux entités juridiques, vous trouvez là aussi que certaines procédures sont un peu lourdes, même en ayant le recul d'avoir présidé de telles instances pendant dix ans...
Les CE (ceux de tous les établissements concernés) et éventuellement les CCE, dépendant des pratiques et des accords doivent aussi émettre un avis. Et là vous réalisez que la fin du bail coïncide avec l'ouverture des élections des nouvelles instances : mauvais timing !
Vous devez avoir dénoncé dans les temps votre bail. En théorie, seulement si vous avez les accords de chacune de ces parties prenantes
Vous devez avoir signé le nouveau bail avec les mêmes impératifs. Ceci dit, quand vous signez les 500 pages du contrat hors annexes, âprement négocié, en trois exemplaires, c’est incroyable ce que vous trouvez le stylo léger… Parce qu'il a fallu aussi trouver un accord entre votre prochain propriétaire et votre organisation. A la limite, dans le cadre actuel, ça devient la partie la plus facile par rapport aux autres processus !
Et puis, quand on mentionne tout ça, on en finirait par oublier l’essentiel : les salariés ! Le nouveau site permet de bien meilleures conditions de travail, d’accès, d’environnement, … mais les changements à venir créent une incertitude, même si vous avez arraché de signer un nouveau contrat de 9 ans fermes. Ce changement bouscule aussi des habitudes acquises au fil des années et même si vous ne vous déplacez que de 5 Km, il y a forcément des gagnants et des perdants. Consacrer une part significative de l’énergie de l’équipe projet à écouter, rassurer et expliquer est, bien sûr, totalement indispensable.
Bref, sans rentrer dans les détails, il faut un certain courage ou une certaine inconscience pour se lancer dans une telle aventure volontairement, même si vous êtes convaincu de faire une opération gagnante pour tout le monde. Et si tous les acteurs ont probablement conscience que c’est la bonne chose à faire, chacun joue sa partition.
Dans de tels cas, et même si vous avez la chance de ne rencontrer aucune difficulté notable, le #télétravail peut être une solution temporaire pour réaliser une transition plus agréable pour les salariés en particulier et tout le monde en général.
En effet, devant les difficultés d’aménager correctement les nouveaux locaux dans les temps, mais aussi pour permettre une transition en douceur, cette solution est idéale à condition qu’elle ne soit pas mise en place en panique.
Dans cette situation, il est par exemple indispensable d’avoir équipé correctement tous les salariés, quelques soient leur niveau, avec du matériel permettant un travail à distance.
Bien prévoir à la fois les avantages et les inconvénients et en prenant en compte la possibilité de télétravail, on peut trouver des situations gagnant-gagnant en anticipant le trio site-déplacement-télétravail.
Quelques situations illustratives vécues de façon récentes par les entreprises sont décrites dans un récent article, « Le télétravail pour mieux faire passer un déménagement ». Cet articles s'appuie sur l'expérience des déménagements du siège de la région Île-de-France, de la société HPE et de Nestlé France.
L’exemple d’HPE est illustratif du même symptôme décrit dans l’exemple que j’ai vécu : les impératifs de changement de site sont devenus tels qu’il vaut LARGEMENT mieux anticiper ce qui peut l’être. Si on a doté les salariés de matériel, donné les formations adéquates et qu’on a équipé l’entreprise d’un suivi du télétravail. Si un accord prévoit, en amont, les cas de télétravail dans des circonstances exceptionnelles comme un déménagement, c’est une anticipation qui peut se révéler très utile quand on se retrouve sous pression.
Un autre exemple de l'utilisation salvatrice du télétravail est décrit dans l'avenant de la Caisse Nationale de l’Assurance Maladie. La CNAM a subi un incendie dans un local technique de son bâtiment de Bagnolet en juillet 2018 et a eu recours en urgence au télétravail. Le feu avait rendu impossible le travail dans le bâtiment et l'avenant a donc eu pour objet de mettre en place du télétravail exceptionnel pour les agents non télétravailleurs et devant déménager temporairement sur un autre site.
Voici donc quelques illustrations d'une utilisation, temporaire et bienvenue, du télétravail renforcé. Celui-ci se met en place d'autant plus naturellement que les bases du fonctionnement ont déjà été réfléchies et n'ont plus qu'à être éventuellement adaptées à une situation imprévue ou exceptionnelle.